Sprawny i nowoczesny obieg dokumentów w firmie

Zoptymalizowany, zdigitalizowany i zautomatyzowany, a dzięki temu działający sprawnie, efektywnie i zgodnie z procedurami, obieg dokumentów to kluczowy element i warunek, aby organizacja funkcjonowała wydajnie i skutecznie. To, co jeszcze jakiś czas temu pozostawało w sferze marzeń i prób, dziś jest już rzeczywistością – elektroniczny obieg dokumentów i realizujący jego założenia w praktyce nowoczesny system zarządzania dokumentami pozwalają wprowadzić nową jakość w obszarze obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie oraz wszystkich zadań i procesów związanych z dokumentami firmowymi.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – najważniejsze korzyści, jakie oferuje

Elektroniczny obieg dokumentów to nowoczesne podejście do zarządzania firmową dokumentacją, które z roku na rok coraz bardziej zyskuje na popularności wśród firm. Jego wdrożenie pozwala na skuteczne wyeliminowanie większości najistotniejszych problemów i podatności tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych oraz usprawnienie funkcjonowania firmy w wielu obszarach jej codziennej działalności. Elektroniczny obieg dokumentów zakłada digitalizację całości lub części firmowych zasobów dokumentacji oraz jej gromadzenie, przechowywanie i procesowanie z poziomu interfejsu dedykowanego oprogramowania DMS (z ang. Document Management System), który jest kluczowym narzędziem informatycznym w nowoczesnym obiegu dokumentów firmowych.

Przechowywanie całokształtu firmowych zasobów dokumentów w formie zdigitalizowanej w cyfrowym repozytorium (archiwum) eliminuje ryzyko przypadkowej utraty istotnych pism i danych, zapewnia stały (i na równych prawach – zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami i autoryzacjami) dostęp do zasobów dokumentacji firmowej pracownikom z poszczególnych działów i oddziałów, a także wykonujących swoje obowiązki zdalnie. Nadawane odgórnie uprawnienia dostępu pozwalają na wgląd w konkretne dokumenty czy ich edycję wyłącznie osobom, które taki dostęp powinny posiadać, co gwarantuje należytą ochronę danych oraz informacji zawartych w firmowych pismach. Przekształcenie dokumentacji papierowej w elektroniczną umożliwia natomiast zaprowadzenie w firmie lepszego porządku, wyeliminowanie z biurek pracowników stosów papierów oraz przyspieszenie podejmowania wysokiej jakości decyzji.

System zarządzania dokumentami w elektronicznym obiegu dokumentów

Podstawowym narzędziem, które umożliwia realizowanie w praktyce praktycznie wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów oraz czerpanie maksimum korzyści płynących z jego wdrożenia, jest system zarządzania dokumentami (DMS). Jest to kluczowe oprogramowanie w obszarze zarządzania dokumentacją biznesową, przeznaczone do profesjonalnego wykorzystania w firmach i organizacjach. Jego podstawowym zadaniem jest digitalizowanie, automatyzowanie i optymalizowanie codziennej pracy z dokumentami oraz uporządkowanie, usprawnienie i ułatwienie realizacji wszystkich zadań i procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Obieg dokumentów realizowany za pomocą nowoczesnych systemów klasy DMS pozwala na znaczące przyspieszenie i usprawnienie wszystkich procesów związanych z tzw. workflow (obiegiem zadań, informacji i dokumentów), a możliwość łatwej i bezproblemowej integracji nowego systemu z pozostałym oprogramowaniem już obecnym i wdrożonym w ekosystemie informatycznym przedsiębiorstwa, upraszcza całą procedurę wdrożeniową, zapewniając jeszcze szybszy i wyższy zwrot z inwestycji (ROI), a przy tym zapewnia szereg korzyści płynących z synergii i komplementarności funkcjonującego w firmie oprogramowania biznesowego.

Współczesne, wysokiej klasy systemy DMS dysponują kompleksową i rozbudowaną funkcjonalnością, lecz pozostają przy tym rozwiązaniami elastycznymi, skalowalnymi i prostymi w obsłudze. Cechy te pozwalają na ścisłe dopasowywanie ich funkcjonalności do potrzeb poszczególnych pionów biznesowych i wymagań, wynikających ze specyfiki danego procesu lub scenariusza biznesowego. Dobre systemy do zarządzania dokumentami pozostają przy tym rozwiązaniami prostymi i intuicyjnymi w obsłudze, a niektóre z nich pozwalają na szybkie i łatwe tworzenie kompletnych tzw. aplikacji biznesowych i automatyzowanie procesów bez kodowania lub z jego minimalnym udziałem tam, gdzie jest to uzasadnione ekonomicznie lub technologicznie. Mowa tu o tzw. platformach low-code (niskokodowych, niskiego kodu).

Nowa jakość w zarządzaniu firmową dokumentacją – platformy low-code

Platformy low-code to nowoczesne i prawdziwie innowacyjne technologie, które dysponują kluczową funkcjonalnością z zakresu zarządzania dokumentami i optymalizacji oraz automatyzacji procesów biznesowych (BPM, z ang. Business Process Management). Rozwiązania tej klasy opierają swoje działanie na wizualnym podejściu do tworzenia aplikacji biznesowych, a samo ich funkcjonowanie charakteryzuje się prostotą obsługi, wspieraniem globalnie obowiązujących standardów, wysoką integracją z innymi wdrożonymi w firmie systemami, powszechną dostępnością oraz prostą skalowalnością i rozszerzalnością bazowej funkcjonalności.

Do budowy aplikacji biznesowych platformy niskokodowe wykorzystują mechanizm drag&drop lub point&click, dostępny z poziomu interfejsu graficznego (tzw. designera). Umożliwia to tworzenie, modyfikowanie oraz zarządzanie aplikacjami biznesowymi bez znajomości języków programowania czy posiadania kompetencji programistycznych. Są nowoczesnymi i wysoko funkcjonalnymi rozwiązaniami, które powstały specjalnie z myślą o firmach i organizacjach pragnących szybko i sprawnie automatyzować procesy oraz budować idealnie dopasowane do własnych potrzeb i łatwe w bieżącej modyfikacji aplikacje biznesowe – bez uzależniania się od usług programistów lub zespołów deweloperskich. Co ważne, oferują one znacznie więcej niż diametralne usprawnienie obiegu dokumentów, które może zapoczątkować udaną, szerzej zakrojoną cyfrową transformację przedsiębiorstwa.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here