Zoptymalizowany, zdigitalizowany i zautomatyzowany, a dzięki temu działający sprawnie, efektywnie i zgodnie z procedurami, obieg dokumentów to kluczowy element i warunek, aby organizacja funkcjonowała wydajnie i skutecznie. To, co jeszcze jakiś czas temu pozostawało w sferze marzeń i prób, dziś jest już rzeczywistością – elektroniczny obieg dokumentów i realizujący jego założenia w praktyce nowoczesny system zarządzania dokumentami pozwalają wprowadzić nową jakość w obszarze obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie oraz wszystkich zadań i procesów związanych z dokumentami firmowymi.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – najważniejsze korzyści, jakie oferuje
Elektroniczny obieg dokumentów to nowoczesne podejście do zarządzania firmową dokumentacją, które z roku na rok coraz bardziej zyskuje na popularności wśród firm. Jego wdrożenie pozwala na skuteczne wyeliminowanie większości najistotniejszych problemów i podatności tradycyjnego obiegu dokumentów papierowych oraz usprawnienie funkcjonowania firmy w wielu obszarach jej codziennej działalności. Elektroniczny obieg dokumentów zakłada digitalizację całości lub części firmowych zasobów dokumentacji oraz jej gromadzenie, przechowywanie i procesowanie z poziomu interfejsu dedykowanego oprogramowania DMS (z ang. Document Management System), który jest kluczowym narzędziem informatycznym w nowoczesnym obiegu dokumentów firmowych.
Przechowywanie całokształtu firmowych zasobów dokumentów w formie zdigitalizowanej w cyfrowym repozytorium (archiwum) eliminuje ryzyko przypadkowej utraty istotnych pism i danych, zapewnia stały (i na równych prawach – zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami i autoryzacjami) dostęp do zasobów dokumentacji firmowej pracownikom z poszczególnych działów i oddziałów, a także wykonujących swoje obowiązki zdalnie. Nadawane odgórnie uprawnienia dostępu pozwalają na wgląd w konkretne dokumenty czy ich edycję wyłącznie osobom, które taki dostęp powinny posiadać, co gwarantuje należytą ochronę danych oraz informacji zawartych w firmowych pismach. Przekształcenie dokumentacji papierowej w elektroniczną umożliwia natomiast zaprowadzenie w firmie lepszego porządku, wyeliminowanie z biurek pracowników stosów papierów oraz przyspieszenie podejmowania wysokiej jakości decyzji.
System zarządzania dokumentami w elektronicznym obiegu dokumentów
Podstawowym narzędziem, które umożliwia realizowanie w praktyce praktycznie wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów oraz czerpanie maksimum korzyści płynących z jego wdrożenia, jest system zarządzania dokumentami (DMS). Jest to kluczowe oprogramowanie w obszarze zarządzania dokumentacją biznesową, przeznaczone do profesjonalnego wykorzystania w firmach i organizacjach. Jego podstawowym zadaniem jest digitalizowanie, automatyzowanie i optymalizowanie codziennej pracy z dokumentami oraz uporządkowanie, usprawnienie i ułatwienie realizacji wszystkich zadań i procesów związanych z obiegiem dokumentów w firmie.
Obieg dokumentów realizowany za pomocą nowoczesnych systemów klasy DMS pozwala na znaczące przyspieszenie i usprawnienie wszystkich procesów związanych z tzw. workflow (obiegiem zadań, informacji i dokumentów), a możliwość łatwej i bezproblemowej integracji nowego systemu z pozostałym oprogramowaniem już obecnym i wdrożonym w ekosystemie informatycznym przedsiębiorstwa, upraszcza całą procedurę wdrożeniową, zapewniając jeszcze szybszy i wyższy zwrot z inwestycji (ROI), a przy tym zapewnia szereg korzyści płynących z synergii i komplementarności funkcjonującego w firmie oprogramowania biznesowego.
Współczesne, wysokiej klasy systemy DMS dysponują kompleksową i rozbudowaną funkcjonalnością, lecz pozostają przy tym rozwiązaniami elastycznymi, skalowalnymi i prostymi w obsłudze. Cechy te pozwalają na ścisłe dopasowywanie ich funkcjonalności do potrzeb poszczególnych pionów biznesowych i wymagań, wynikających ze specyfiki danego procesu lub scenariusza biznesowego. Dobre systemy do zarządzania dokumentami pozostają przy tym rozwiązaniami prostymi i intuicyjnymi w obsłudze, a niektóre z nich pozwalają na szybkie i łatwe tworzenie kompletnych tzw. aplikacji biznesowych i automatyzowanie procesów bez kodowania lub z jego minimalnym udziałem tam, gdzie jest to uzasadnione ekonomicznie lub technologicznie. Mowa tu o tzw. platformach low-code (niskokodowych, niskiego kodu).
Nowa jakość w zarządzaniu firmową dokumentacją – platformy low-code
Platformy low-code to nowoczesne i prawdziwie innowacyjne technologie, które dysponują kluczową funkcjonalnością z zakresu zarządzania dokumentami i optymalizacji oraz automatyzacji procesów biznesowych (BPM, z ang. Business Process Management). Rozwiązania tej klasy opierają swoje działanie na wizualnym podejściu do tworzenia aplikacji biznesowych, a samo ich funkcjonowanie charakteryzuje się prostotą obsługi, wspieraniem globalnie obowiązujących standardów, wysoką integracją z innymi wdrożonymi w firmie systemami, powszechną dostępnością oraz prostą skalowalnością i rozszerzalnością bazowej funkcjonalności.
Do budowy aplikacji biznesowych platformy niskokodowe wykorzystują mechanizm drag&drop lub point&click, dostępny z poziomu interfejsu graficznego (tzw. designera). Umożliwia to tworzenie, modyfikowanie oraz zarządzanie aplikacjami biznesowymi bez znajomości języków programowania czy posiadania kompetencji programistycznych. Są nowoczesnymi i wysoko funkcjonalnymi rozwiązaniami, które powstały specjalnie z myślą o firmach i organizacjach pragnących szybko i sprawnie automatyzować procesy oraz budować idealnie dopasowane do własnych potrzeb i łatwe w bieżącej modyfikacji aplikacje biznesowe – bez uzależniania się od usług programistów lub zespołów deweloperskich. Co ważne, oferują one znacznie więcej niż diametralne usprawnienie obiegu dokumentów, które może zapoczątkować udaną, szerzej zakrojoną cyfrową transformację przedsiębiorstwa.
