Przestrzeganie RODO to ważny element funkcjonowania firm na terenie całej Unii Europejskiej. Chociaż o rozporządzeniu mówi się już dawna w mediach i poświęca mu się artykuły prawne, nadal niektóre zasady budzić mogą pewne wątpliwości. Z punktu widzenia przedsiębiorstw ważną zmianą, która dokonała się wraz z wejściem w życie zapisów RODO, jest kwestia niszczenia dokumentów. Warto poświęcić na to chwilę, bo sprawa zbędnej dokumentacji dotyczy właściwie każdej firmy.
Co Rozporządzenie o Danych Osobowych (RODO) mówi o niszczeniu dokumentów?
Przedsiębiorstwa, na skutek swojej regularnej działalności, gromadzą ogromne ilości akt, umów, faktur i dokumentacji innego typu. Takie dane zebrane są zarówno na kartkach, jak i też w formie elektronicznej. Prawo jasno określa, jak długo przedsiębiorca powinien przechowywać konkretny rodzaj akt (np. żeby umożliwić ewentualną kontrolę). Z czasem jednak każdy taki dokument się przedawnia i staje się po prostu zbędny. Co o takiej sytuacji mówi RODO?
Należy być świadomym, że RODO na tym polu nie precyzuje sposobu postępowania. Ustawa mówi natomiast, że dane powinny być przetworzone w sposób, który zapewni ochronę informacji. Zapis daje więc z jednej strony dużą swobodę interpretacyjną, a z drugiej strony może być źródłem niemałych wątpliwości. Rozwiać je może nieco informacja, że niszczenie dokumentów, zgodnie z RODO, uznawane jest za przetwarzanie. Osoby niepowołane nie mogą więc mieć dostępu do danych znajdujących się w aktach, które przeznaczamy do zniszczenia.
Jak uniknąć kar finansowych?
Zainteresowanie związane z niszczeniem dokumentów wzrosło nie tyle przez RODO, ale przez ewentualne kary pieniężne, które czekają przedsiębiorców, niestosujących się do zasad. W sytuacji, w której wykryte zostaną nieprawidłowości związane z przetwarzaniem danych osobowych (np. powstałych np. na skutek nieprawidłowego zniszczenia dokumentów), firma może być obciążona karą sięgającą 10-20 mln euro lub 2-4% rocznego obrotu. Trudno się dziwić, że w obliczu takiego wydatku, przedsiębiorstwa coraz częściej decydują się na profesjonalną usługę niszczenia dokumentów. Wybór rzetelnej firmy działającej w tej branży, takiej jak np. Rhenus Data Office Polska, pozwala nie tylko uniknąć monstrualnych kar, ale zapewni też właścicielowi przedsiębiorstwa spokój i komfort psychiczny.
Firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów – co robią, żeby przestrzegać RODO?
Z usług takich podmiotów korzystają zarówno olbrzymie korporacje, jak i niewielkie firmy, które nie chcą stresować się ewentualną odpowiedzialnością prawną lub poświęcać czasu swoich pracowników na czynności służące dokładnemu zniszczeniu dokumentów.
Przedsiębiorstwa oferujące takie usługi przestrzegają RODO, podejmując takie kroki jak:
- Zabezpieczanie dokumentów przed osobami trzecimi
Wszystkie akta zamykane są w szczelnych pojemnikach na oczach osoby zlecającej niszczenie dokumentów. Dzięki temu niepowołani ludzie nie mają do nich dostępu, co dodatkowo potwierdza specjalistyczne oplombowanie pojemnika.
- Szybki transport dokumentów do jednostki zajmującej się utylizacją
Firmy działające w tej branży nie przechowują akt, tylko bezzwłocznie transportują je do miejsca, gdzie dokumenty zostają zniszczone.
- Przestrzeganie norm i wydawanie protokołów
Dokumenty niszczone są zgodnie z najwyższą 3 klasą tajności według normy DIN 66399. Zanim dojdzie do zniszczenia, podpisywana jest umowa, natomiast po procesie, generowany jest dowód utylizacji akt.
Przechowywanie dokumentów w świetle RODO
Na koniec warto zaznaczyć, że przechowywanie dokumentów dłużej, niż jest to konieczne, jest zakazane przez Rozporządzenie o Danych Osobowych. Zwlekanie z pozbyciem się zbędnych akt prowadzi więc nie tylko do większego chaosu w firmie i do ograniczenia miejsca na biurowych półkach, ale może być też ukarana. Z tego powodu warto zaznajomić się z niezbędnym okresem przechowywania dokumentów dotyczących osób zatrudnionych, podatkowo-rachunkowych i innym rodzajem akt, a następnie ściśle przestrzegać prawnie wyznaczonych terminów.
