Na administratorze informacji spoczywają określone procedury, związane z ochroną danych osobowych. Ta kwestia stała się szczególnie paląca po wprowadzeniu w życie RODO. Od tej pory bowiem przedsiębiorców zaczęły obowiązywać bardziej restrykcyjne obostrzenia; dotyczą one m.in. archiwizacji dokumentów.
Na administratorze informacji spoczywają określone procedury, związane z ochroną danych osobowych. Ta kwestia stała się szczególnie paląca po wprowadzeniu w życie RODO. Od tej pory bowiem przedsiębiorców zaczęły obowiązywać bardziej restrykcyjne obostrzenia; dotyczą one m.in. archiwizacji dokumentów.
Analiza ryzyka a bezpieczeństwo dokumentacji firmowej
Zanim RODO weszło w życie, analizę ryzyka ewentualnej dezintegracji dokumentacji, przeprowadzały głównie podmioty publiczne. Podczas tego procesu starano się wyróżnić ewentualne słabe ogniwa związane m.in. z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów w danej instytucji. To z kolei pomagało zaplanować odpowiednie procedury bezpieczeństwa. Celem takich działań było niedopuszczenie do nieuprawnionego dostępu do akt.
Od kiedy w życie weszło Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, taki obowiązek spoczywa również na podmiotach prywatnych. Przedsiębiorcy muszą więc we własnym zakresie zapewnić spójność dokumentacji. Niezależnie od tego, czy umowa jest świeżo podpisana, aktualnie jest przechowywana na biurku pracownika, znajduje się w archiwum, czy może przeznaczona jest do utylizacji – na każdym z tych etapów należy wdrożyć procedury, zabezpieczające informacje osobowe klientów, kontrahentów, partnerów. Czasy, w których na pliku dokumentów spoczywały akta klienta i kolejny klient, odwiedzający firmę, mógł się z nimi zapoznać, bezpowrotnie minęły. Dziś za takie przeoczenia firma może zostać obarczona karą pieniężną. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorstwa starają się uniknąć takiej sytuacji, inwestując w rozwiązania w postaci zabezpieczanych szaf, a nawet systemów antywłamaniowych.
Jak bezpiecznie przeprowadzić archiwizację firmowej dokumentacji?
Archiwizacja dokumentów to złożony proces, który wymaga szeregu odpowiednich kompetencji oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa. RODO określa, że przetwarzanie danych należy przeprowadzać w ten sposób, żeby nikt nieupoważniony nie miał do nich dostępu. W wielu firmach brakuje miejsca do skutecznego przeprowadzenia archiwizacji. Proces wymaga zapoznania się ze zgromadzoną dokumentacją, opisaniem jej, przyporządkowaniem do właściwej kategorii, oznaczeniem odpowiednimi symbolami. Jak łatwo się domyślić, podczas archiwizacji dokumentów nie mogą być obecne żadne nieupoważnione osoby. W małych firmach nierzadko trudno jest zapewnić osobie archiwizującej takie warunki. Pomoc zewnętrznej jednostki, takiej jak np. firma EkoAkta, jest wtedy nieoceniona. Większe przedsiębiorstwa z kolei dysponują tak pokaźnymi zbiorami akt, że przeprowadzenie archiwizacji na własną rękę byłoby nieopłacalnym procesem, bardzo czasochłonnym i w ogromnym stopniu angażującym zasoby ludzkie.
Bezpieczna archiwizacja dokumentów, przeprowadzona przez profesjonalne firmy polega na:
- a) przestrzeganiu procedur bezpieczeństwa podczas archiwizacji
Firmy profesjonalnie zajmujące się zarządzaniem dokumentacją swoich klientów, muszą wykształcić procedury, które usprawnią ich codzienną pracę oraz, co ważniejsze z punktu widzenia zleceniodawców, zapewnia najwyższą ochronę dla dokumentacji. W przypadku archiwizacji danych pracownicy dysponują więc właściwymi stanowiskami, zobowiązani są do tajemnicy zawodowej oraz przebywają w miejscu, w którym absolutnie nie mogą znajdować się nieupoważnione osoby.
- b) przestrzeganiu procedur bezpieczeństwa podczas transportu danych
Transport dokumentów powinien obywać się we właściwych warunkach – akta muszą być doskonale zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób.
- c) możliwości skorzystania z dodatkowych usług
Podczas archiwizacji dokumentów może okazać się, że część dokumentów powinna zostać zutylizowana. Oprócz niszczenia, usługodawcy tego typu proponują również bezpieczne przechowywanie dokumentów. Współpracując z jedną firmą mamy więc możliwość kompleksowo zadbać o swoje akta, niezależnie od tego, czy potrzebujemy archiwizacji, dodatkowej, dobrze zabezpieczonej przestrzeni do przechowywania, czy może oczekujemy pomocy w przeprowadzeniu w pełni bezpiecznego procesu niszczenia firmowych dokumentów.
